Ergebnisse Phase 2:
Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience –
Für Veranstaltungen, die ihre Zielgruppe begeistern
Ergebnisse Phase 2:
Erfolgsfaktor Teilnehmer-Experience –
Für Veranstaltungen, die ihre Zielgruppe begeistern
»Was mich ganz konkret interessieren würde: Wie sollte ich im digitalen Zeitalter meine Veranstaltung umsetzen? Manche meiner Teilnehmer sind nämlich eher auf analoges information processing programmiert und können digitale Codes gar nicht dechiffrieren…«
Was macht Veranstaltungen erfolgreich?
Was sind die Bedürfnisse der Teilnehmer?
Nachdem es in der ersten Forschungsphase des Projekts „Future Meeting Space“ um Locations und das Veranstaltungsdesign im Großen gegangen ist, wurden in Phase 2 nun die Bedürfnisse und das Veranstaltungserlebnis der Teilnehmer betrachtet, um herauszufinden, was Veranstaltungen erfolgreich macht.
Dabei wurden folgende Fragen gestellt
Welche Teilnehmertypen gibt es bei Veranstaltungen?
Welche Wirkungen erzeugen die Nutzung unterschiedlicher methodischer und technologischer Elemente bei Veranstaltungen beim Teilnehmer?
Wie wirken die methodischen und technologischen Elemente auf die Erfolgsfaktoren Nutzerakzeptanz, Wissensvermittlung, Lernfortschritt und Erlebniswert bei unterschiedlichen Teilnehmertypen?
Um darauf Antworten zu finden, wurde die Online-Umfrage „Welcher Teilnehmertyp bin ich“ durchgeführt.
Drei Ergebnisbausteine:
Teilnehmertypen | Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen | Handlungsempfehlungen für erfolgreiche Events.
Teilnehmertypen
Aus der Vielfalt von Menschen, die Veranstaltungen besuchen, wurden sechs Modellpersonen
herausgearbeitet: jüngere und ältere, eher weibliche und eher männliche, ruhige und extrovertierte, mehr oder weniger technikaffine sowie ehrgeizige und zufriedene Teilnehmertypen.
»Aber wie kann man sicherstellen, dass alle Teilnehmer am Ende zufrieden nach Hause gehen und das Gefühl haben, dass sich die Veranstaltung für sie persönlich wirklich gelohnt hat?«
Erfolgsfaktoren
Als Kernergebnis wurden sechs Erfolgsfaktoren von Veranstaltungen identifiziert, die alle miteinander in Verbindung stehen:
Zufriedenheit
Der Zufriedenheitsindex ist eine Art „meta“-Index, der grundlegend dafür steht, ob die Teilnehmenden bei Veranstaltungen das Gefühl haben, dass sich der Veranstaltungsbesuch gelohnt hat und die Erwartungen erfüllt wurden.
Wissen
Wissensvermittlung ist ein wesentlicher Faktor bei Veranstaltungen: Konnten die Teilnehmer neues Wissen erwerben, ihr Verständnis für ein Thema massiv steigern und die neuen Informationen im folgenden Arbeitsalltag nutzen?
Netzwerken
Der Netzwerkindex beschreibt, ob Teilnehmende Networking-Gelegenheiten bekamen, ob sie dabei einfach miteinander ins Gespräch kamen und ob sie die Teilnahme an der Veranstaltung als bereichernd für das eigene Netzwerk bewerteten.
Interaktion
Die Intensität interaktiver Formate spiegelt der Interaktionsindex wider: Nutzte der Teilnehmer solche Formate? Erhielt er dadurchneues Wissen oder Inspirationen? Und dienten interaktive Formate der Visualisierung von Ergebnissen?
Digitalisierung
Der Digitalisierungsindex umfasst interaktive Formate oder Event-Apps ebenso wie virtuelle Werkzeuge, digitale Tools zur Visualisierung oder die Einbindung externer Personen, beispielsweise durch Liveschaltungen, Holografie und VR.
Disruption
Der Disruptionsindex – ein völlig neuer Faktor bei der Betrachtung von Veranstaltungen – fragt danach, ob die Veranstaltung für Überraschung, Veränderung oder ein Gemeinschaftsgefühl gesorgt hat und dadurch in Erinnerung bleibt.
»Was lernen wir nun daraus?«
Handlungsempfehlungen
Handlungsempfehlungen und Teilnehmertypen
Vernetzung aktivieren
Eher stille Teilnehmer (Typen 1, 4 und 5) müssen bei der Kommunikation mit anderen Teilnehmenden unterstützt werden, damit sie gleiche Business-Chancen haben.
Integrieren unterstützen
Hilfen für zurückhaltende Teilnehmende können zum Beispiel Sitzplatzwechsel oder ein aktives Integrieren und Anleiten in kommunikativen Situationen sein.
Technologiezugang vereinfachen
Weniger technikaffinen Teilnehmertypen 4 und 5 sollten Veranstaltungsplaner mit Hilfestellungen den Zugang zu neuen Medien und Technologien erleichtern.
Handlungsempfehlungen für alle Teilnehmenden
Veranstaltungsdesign
Veranstaltungen sollen nicht zu lange dauern, da dies keinen Einfluss beispielsweise auf das Vernetzungspotenzial hat – der Aufwand muss im Verhältnis zum Nutzen stehen.
Technik
Wichtig ist der Einsatz neuartiger, innovativer Formate und Technologien zur Vernetzung, Visualisierung und Präsentation – Licht und Sound wirken unterstützend.
Wissensvermittlung
Der Schlüssel für Wissensvermittlung sind Referenten, die ein Thema umfassend beleuchten, sowie interaktive Formate wie „Fish Bowl“, Feedback-Apps oder Kleingruppen.
Visualisierung
Neue Formate wie beschreibbare Wände oder großflächige Projektionsflächen, aber auch von Teilnehmenden selbst gestaltete Visualisierungshilfen intensivieren den Aufbau von Wissen.
Disruption
Der disruptive Charakter einer Veranstaltung hat große Bedeutung für ihren Erfolg: Veranstaltungen, die Lebensläufe und Organisationen verändern, bleiben nachhaltig in Erinnerung.
Interaktion
Neue Inhalte und Interaktion zwischen und mit den Teilnehmenden und Referenten erweitern den Faktor Wissensvermittlung und zahlen positiv auf den Faktor Disruption ein.
Fazit
Wissensvermittlung ist zentraler Faktor dafür, dass Teilnehmer zufrieden wieder nach Hause gehen.
Disruption: An Veranstaltungen, die zum Erlebnis werden und uns Teilnehmer verändern, erinnert man sich nachhaltig.
Es ist wichtig, auf die unterschiedlichen Teilnehmertypen einzugehen und sie alle – die Analogen und Technikaffinen, die jüngeren und älteren, die stillen und die extrovertierten – mitzunehmen.
Neben den Konsortialführern GCB und EVVC sowie dem Fraunhofer IAO als Projektbearbeiter besteht der Innovationsverbund der zweiten Phase aus den folgenden Forschungspartnern:
Zusätzlich unterstützt uns die Education Foundation der Professional Convention Management Association (PCMA).
